26.03.2013 Vuosikokous

 

SAUNAKALLION ASUKASYHDISTYS

 KOKOUSMUISTIO

Aihe:               Vuosikokous

Aika.               26.3.2013 klo. 19.00 alkaen

Paikka:           Vihtakadun koulu

1.Kokouksessa oli läsnä 5 henkilöä.

2.Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Matti Seppälä ja sihteeriksi Jaana  Hiltunen, pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jaana Takkavuori ja Sari Wiklund

3. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi sekä yhdistyksen sääntöjen mukaan koolle kutsutuksi

4. Päätettiin käsitellä sääntömuutokset kohdassa 8, muutoin edetään esityslistan mukaisesti.

5. Vuoden 2012 toiminta:

Toimintakertomus esiteltiin (liite sivun lopussa )

6. Tilinpäätös 2012

        Tilinpäätös esiteltiin.

        Luettiin toiminnantarkastajien lausunto.

        Tilinpäätös hyväksyttiin.

        Vuosikokous myönsi vastuuvapauden hallitukselle.

7. Toimintasuunnitelma 2013 (liite sivun lopussa)

       Suunnitelma hyväksyttiin.

8. Päätettiin  muuttaa yhdistyksen sääntöjä seuraavasti:

 3§ Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti     hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka suullisesti yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan.

 Muutetaan muotoon: Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan.

4§: Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu 3-7 varsinaista jäsentä, jotka valitsee vuosikokous. Jäsenten keskuudesta vuosikokous nimeää puheenjohtajan.  – muutetaan muotoon: Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja sekä 2-6 varsinaista jäsentä, jotka valitsee vuosikokous.

7§ Vuosikokoukseen kutsumisesta, poistetaan kohta: sopivaan paikkaan Saunakallion alueella esimerkiksi Saunakallion kioskin tuntumaan tahi.

9§:n 9 kohta muutetaan muotoon: yhdistykselle valitaan yksi toiminnantarkastaja   ja yksi varatoiminnantarkastaja.

Sääntöjen muutetut pykälät kokonaisuudessaan:

Yhdistyksen jäseneksi voivat liittyä yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneet,  jäsenet hyväksyy hallitus.

 Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla siitä yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan.

Jäseniltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää hallitus. 

 Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja sekä 2 —6 varsinaista jäsentä, jotka valitsee vuosikokous.

Hallituksen jäsenten toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa sihteerin,   rahastonhoitajan sekä muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessaan estyneenä varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään yli puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

 Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta joko jakamalla kutsu Saunakallion alueen talouksien postilaatikoihin tai kiinnittämällä kutsu sopivaan paikkaan Saunakallion alueella tahi julkaisemalla kutsu paikallisessa sanomalehdessä.

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1.      kokouksen avaus

2.      valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa

3.      todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4.      hyväksytään kokouksen työjärjestys

5.      esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto

6.      päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille

7.      vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo-  ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus

8.      päätetään hallitukseen valittavien jäsenten lukumäärä ja valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

9.      valitaan yksi toiminnantarkastaja ja yksi varatoiminnantarkastaja

10.    käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

 Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

9. Hallitus 2013

Hallitukseen valittiin Jaana Takkavuori, Sari Wiklund, Mirja Lajunen, Jaana Hiltunen ja Matti Seppälä. Puheenjohtajaksi valittiin Matti Seppälä.

10. Toiminnantarkastajat

Toiminnantarkastajiksi valittiin  Markku Vuorela ja varalle Birgitta Vuorela.

11. Kokous päätettiin klo 19.35.

 Järvenpäässä 26.3.2013

Matti Seppälä                                                                        Jaana Hiltunen

Puheenjohtaja                                                                      Sihteeri 

Olemme lukeneet kokouksen pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulkua vastaavaksi.

Jaana Takkavuori                                                                Sari Wiklund

Pöytäkirjantarkastaja                                                           Pöytäkirjantarkastaja

SIVUN LOPUSSA MYÖS HALLITUKSEN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA

LIITE:

Toimintakertomus –

Saunakallion asukasyhdistys vuonna 2012

Yleistä

Asukasyhdistyksen uusi hallitus valittiin maaliskuun kokouksessa. Hallitukseen saatiin viisi jäsentä. Hallituksen jäsenet vuonna 2012: Matti Seppälä pj, Jaana Hiltunen varapj, Mirja Lajunen siht, Jaana Takkavuori rahastonhoitaja ja Sari Wiklund. Lisäksi Kari Nieminen on vastannut Netti-sivuista ja tiedottamisesta. Hallitus asetti toiminnalle tavoitteet:

1. Aktiivisia toimijoita mukaan yhdistyksen toimintaa,

2. AIKAMATKA

3. Naapuriapu-naapurisopu

4. Kumppanuuksien vaaliminen, päiväkoti ja koulu

Toiminta

Vuoden 2012 toiminta perustui pääosin hyvin koettuihin tapahtumiin ja kuukausittain pidettyihin hallituksen kokouksiin. Vuonna 2012 ei järjestetty Rompetoria, eikä Euroopan naapuripäivää. Rompetorin osalta vietettiin välivuotta, mutta Euroopan naapuripäivää ei vietetty, koska virallista ilmoitusta tapahtumasta ei tullut. Uusina toimintoina toteutettiin Pihasaunatapahtuma sekä WWF:n Earth Hour 2012 – ilmastotempaus. Netti-sivujen ja tolppailmoitusten lisäksi viime vuonna avattiin asukasyhdistyksen Facebook-sivut, jotka ovat saaneet kiitettävää palautetta. Liikenneturvallisuusasiat olivat tapetilla niin Ristikadun kuin Loutinkadun pysäköintialueen osalta. Ristikadun avaaminen on tuonut huolta, etenkin koululaisten vanhemmille. Ristikadun osalta toimittiin yhdessä Vihtakadun koulun vanhempainyhdistyksen kanssa ja asiassa järjestettiin mm. katselmus. Aikamatka-kyläkirjalle haettiin kulttuurisäätiön avustusta, mutta sitä myönnetty. Tolppailmoituksissa ilmoitettiin paikallisista tapahtumista sekä esillä oli niin päiväkodin kuin koulun lasten piirroksia. Lisäksi viime vuonna tiivistettiin yhteistyötä Vihtakadun koulun vanhempainyhdistyksen kanssa.

2012 tapahtumat/toiminnot:

siivoustalkoot,

joulukalenteri ja sen avajaiset, joulupukin jutut netissä

pääsiäispromenadi,

lasten hiihtokilpailut (2x),

Järvenpää-päivä,

Välittämisen viikko

Saunalenkit (17 kpl pyöräillen),

koulun joulumyyjäiset

päiväkodin kevättapahtuma

WWF:n Earth Hour 2012 –ilmastotempaus

Pihasaunatapahtuma

Nettisivut ja tolppailmoitukset

Facebook

lasten piirrokset tolppailmoituksissa

osallistuminen: Hulevesi-ilta, Asukasyhdistysten yhteistapahtuma Haarajoella, Hyvä kasvaa Järvenpäässä – luentotilaisuus ja kaupungin tulevaisuusvaliokunnan tilaisuus.

Saldo vuodesta 2012

Vuosi 2012 toiminta oli paljolti viime vuosien kaltaista. 5-henkinen hallitus toteutti tapahtumia, joihin oli resurssia. Vuodet ovat opettaneet yhdistystoiminnalle rajalliset resurssit, jolloin on toteutettu kohtuullisen vähätyöllistäviä tapahtumia. Rompetoria ei järjestetty, joka on toettu puutteena. Tapahtumat ovat saaneet mukaansa kohtuullisesti väkeä ja palaute on ollut positiivista. Saunalenkit toteutettiin lähes vuoden 2011 malliin, kaikkiaan 17 kertaa. Saunalenkkien pituudet ovat nähtävästi vähentäneet osallistujia. Viime vuoden toiminnasta ehkä tärkeimpiä on koulun vanhempainyhdistyksen kanssa tehty yhteistyö, koululaisten ja päiväkotilasten taidenäyttelyt, Facebook sekä Saunakallion ensimmäinen pihasaunatapahtuma.

Vuoden 2012 suurimpana harmin aiheena oli liikenneturvallisuus, jonka eteen tehtiin monia toimenpiteitä, mutta asiat ei edenneet toivotulla tavalla. Samoin joulukalenterin eräs luukku varastettiin.

 

LIITE:

TOIMINTASUUNNITELMA VUODELLE 2013

Yhdistyksen haasteina on ollut, koko toiminnan aikana, että Saunakalliosta tulisi sellainen nykyajan kylä/kaupunginosa, jossa ihmiset tuntevat toisensa ja etenkin naapurinsa, jolloin alueen viihtyisyys ja turvallisuus lisääntyvät. Asukasyhdistys haluaa olla rakentamassa viime aikoina niin muodikkaaksi tullutta yhteisöllisyyttä omalla pienellä panoksellaan.

Yhteisöllisyysteemaa tukevat myös vuodelle 2013 asetetut tavoitteet:

1. Aikamatka, kyläkirjan valmiiksi saattaminen vuoden 2013 aikana

2. Naapurisopu – naapuriapu

3. Kumppanuuden vaaliminen – päiväkoti ja koulu

4. Liikenneturvallisuus

5. Enemmän väkeä yhdistystoimintaan

Tavoitteista ensimmäisenä mainittu Aikamatka-kirja on vuoden tavoitteista tärkein. Työryhmä on työskennellyt jo vuosia ja kuluvan vuoden keväällä laitetaan anomus niin Järvenpään kaupungille kuin Uudenmaan kulttuurirahastolle. Naapurisopu-naapuriapu teemaa jatketaan ja ylläpidetään erilaisissa tapahtumissa. Kumppanuuden vaaliminen – niin päiväkodin ja koulun kanssa, on jatkunut jo vuosia, mutta edelleenkin yhteistyöhön kannattaa panostaa ja löytää uusia yhteistyön mahdollisuuksia. Vaikka asukasyhdistys on toiminnassaan ollut varsin aktiivinen, on toiminta pyörinyt kovin pienellä aktiivijoukolla. Aktiivisen toiminnan tukemiseksi ja uusien ideoiden tuottajiksi toivotaan lisää väkeä, niin hallitukseen kuin muuhun toimintaan.

Asukasyhdistys tiedottaa kokouksista nettisivuilla, joista löytyy ensinnä kokouksen esityslista ja kokouksen jälkeen pöytäkirja. Pöytäkirjat on tallennettuna yhdistyksen nettisivuille. Alueen tapahtumista mainostetaan yhdistyksen nettisivuilla (myös keskustelufoorumissa ja facebookissa) ja tolppailmoituksissa. Asukasyhdistyksen toiminta on suunnattu kaikille Saunakallion asukkaille ja avoimuuden linjalla jatketaan.

Vuoden 2013 aikana järjestetään hyväksi havaittuja tapahtumia, kuten lasten hiihtokilpailut, Pääsiäispromenadi, kevään siivoustalkoot, Pihasauna-tapahtuma, Saunalenkit, Välittämisen viikko ja Joulukalenteri. Rompetorin tilalle pyritään kehittämään monipuolisempi iltatapahtuma. Lisäksi tavoitteena on osallistua Järvenpää-päivään, pitää asukasiltoja yhdessä alueen muiden toimijoiden kanssa sekä jatkaa aktiivista ja avointa vaikuttamista mm. kaupungin suuntaan.

Vuodesta 2006 aloitettu toiminta on vuosien kuluessa muovautunut nykyisen kaltaiseksi. Huolimatta monista tapahtumista, toimitaan pienellä budjetilla ja taloudellisin voimavaroin. Ettei jäätäisi vaille uusia ideoita, on tärkeää, että toimintaan saataisiin yhä enemmän saunakalliolaisia ja vuorovaikutteisuus yhdistyksen ja kyläläisten välillä lisääntyisi.

 

SAUNAKALLION ASUKASYHDISTYS

HALLITUKSEN KOKOUS

KOKOUS 26.3.2013

VIHTAKADUN KOULU

LÄSNÄ: Matti, Sari, JaanaT, JaanaH

1. Valittiin yhdistyksen varapuheenjohtajaksi Jaana Hiltunen

2. Valittiin yhdistyksen sihteeriksi Mirja Lajunen

3. Valittiin rahastonhoitajaksi Jaana Takkavuori

4. Mainittiin, että asukasyhdistyksen ja koulun vanhempainyhdistyksen yhdessä järjestämä liikenneilta järjestetään koululla 8.4. klo 18.00

5. Seuraava hallituksen kokous 22.4.